随着打印机复印机等办公设备的普及，纸是已是我们每天都要接触到的办公用品，但大家对它究竟有多少了解呢？你也可能会认为一张纸而已难道还会有什么学问吗？其实不然，办公设备用纸的选择与使用对我们的日常办公工作与办公设备起着至关重要的作用。办公设备用纸共分为两大类即复印纸和打印纸。
一、怎样正确选择与使用复印纸
复印纸虽然是复印机专用纸，但是它的应用范围最广，可广泛的应用在复印机、针式打印机、激光打印机、喷墨打印机等对输出效果要求不是很高的时候，尤其在针式打印机与激光打印机上的使用更为广泛。
复印纸的常用型号有：B5、A4、B4、A3等四种型号。复印纸是各种办公设备用纸中最为经济的纸张，例如：B5复印纸一箱为8包，每包为500张，即每箱共计4000张，而每箱B5复印纸目前的价格在80-120元钱，这样平均下来，每张纸的价格只有2-3分钱，与其它办公设备用纸（如一些专用的喷墨打印机用纸）相比是非常便宜的。
复印纸是静电复印机中消耗量最大的一种材料，是复印质量的体现者，因此一定要十分注意正确使用复印纸。
1、厚度
静电复印机使用纸的厚度，一般以64-80克每平米之间，还有的复印机可以使用50-200克每平方米之间的复印纸。
2、表面光度
一般的静电复印纸，表面光度稍高的即可，如果太光滑则对定影不利，而且不易固化。按要求单胶纸就可以使用（单面复印），如果有双面复印的复印机，则以双胶纸为好。复印纸表面以白为佳。
3、纸的密度
纸的纤维以密细来好。因为纸的纤维过稀可过粗，一是影响复印成像的质量（即分纸率），二是容易产生纸毛、纸屑，脏污机器。特别是光学部分受脏会造成复印品的底灰。纸太脆容易折裂和造成卡纸，同时也影响复印和复印品的长期保管。
4、纸的挺硬度
有的纸尽管克数合适，但并不一定适合于复印机使用，原因在于：重量与挺度是两回事，而往往由于挺度不好，在传送过程中稍遇阻力则起皱阻塞。如有两种纸都是70g每平方米，但纸的纤维组织松软，挺度差，稍有阻力就变形起皱常常卡纸。所以只有较挺（硬）的纸才能适用于静电复印机。
5、纸的受潮
受潮湿的纸（含水量太大的纸），因绝缘性能降低，所以影响复印质量。其表现为：
a、容易产生卡纸现象，尤其是粘合在光导体（转鼓）上分离不下来，影响复印效率。
b、图像、字迹浅淡、底灰大。如在我国南方霉雨季节，严重时会复印不上。
c、加热容易变形。
所以复印纸一定要防止受潮，最好放在通风和较干燥的地方。从商店购买的成品复印纸（每包500张），用完一定再拆一包。成令的纸，未裁之前不应打开捆件，裁完的纸要一令为一叠板保存。
6、纸的裁切
纸的纤维有纵横之分。如果按照纤维的方向切成平板，那么，长的边与纸的纤维并行则为“纵”，短边与纤维并行则为“横”。静电复印要求纸的纤维方向以“纵”为好，因为这样挺度好，纸在运行中阻力小（纸的运行方向和纸的纤维方向是一致的），不易扯裂。
7、纸的装放
静电复印中纸的装放虽是小事，但也有一定的讲究，否则容易卡纸。
A:对于半圆形传送的复印纸，（因纸需要180度转弯），应将复印纸的光凸面朝下，如凹面朝下则不易分离。水平传送的复印机，要使纸的光面朝上。
B: 取纸时要叠放，不得将上叠纸的下半部分和下叠纸的上半部分一起装入同一个供纸盒内。
C: 在装、放纸之前，需将纸充分搓捻，减少纸与纸之间的粘连。方法如下：
(a)取一叠纸、双手捍住纸的两端，一端要捏紧，另一端放松捏，然后向一方弯曲，再两手捏紧拉直纸形成一个小弧形，使空气进入纸的空隙，这个动作再向另一方向反复做
(b)收拢、理平，然后刀切部分（刀口）拉开。
(c)捏住纸的一端将中间夹杂的碎纸、纸毛等抖掉。
二、怎样正确选择与使用打印纸
1、纸张品质
纸张可以为白色，也可以为彩色，为了确保进纸顺畅，纸张必须干净而精确地裁切。您可能会发现某些便宜的纸张没有精确的裁剪，纸张的大小可能与包装上声明的大小有2-3毫米的偏离，同样，便宜的纸可能满是灰尘。应当避免发生上述问题。
2、纸张重量
在打印时，纸张必须经过一条精密的纸张通路。所以太轻或太重的纸可能会拒绝进入打印机。因此轻或重的纸张通常不适合大多数打印机。会导经常的纸张阻塞。大多数激光打印机设计为使用大约重80-90每平方米的纸张，或者按U.S单位为20-24磅。一些激光打印机使用60克每平方米的纸张，但是这是一种例外而不是普遍的现象。
3、纸张状况
所有的纸张必须保持干净，潮湿的纸张无法正确进纸，并且可能在纸张通路上倾斜或折叠。潮湿纸张上的打印质量通常很差。在激光打印机上，潮湿的班点可能显示模糊（或根本无法显示）。在所有情况下，纸张应隔绝灰尘和尘土，灰尘和尘土可能会污染打印机的机械装置，请一定使用新纸（尤其是打印机闲置了很长时间后）。
4、纸张表面和卷曲
所有的纸张都存在自然的轻微卷曲的倾向，这是因为纸张在剪切前通常保存在大纸卷中。卷曲的方向（首选打印表面的相对面）一般用箭头标记在纸张的包装上。大多数激光打印机需要纸张卷曲面向上放置（打印另一面），这样可以减少无法进纸和纸张阻塞情况的发生。
